Quản lý hàng tồn theo lô, hạn dùng trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần xác định giá thành sản phẩm, giá vốn của hàng bán và từ đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sức tiêu thụ của thị trường, dự đoán được nhu cầu của khách hàng nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Quản lý hàng hoá theo lô, hạn dùng là gì?

Mỗi một đợt sản phẩm được sản xuất ra từ nhà máy sẽ được đánh dấu theo số lô. Cùng một đợt hàng thì sẽ có số lô sản xuất (Lot Number) giống nhau.

Hạn dùng là vòng đời của hàng hóa, được tính từ ngày sản xuất đến ngày hết hạn. Tùy vào nghiên cứu của nhà sản xuất để quy định hạn dùng phù hợp cho sản phẩm. Đặc biệt với những mặt hàng có vòng đời ngắn như thực phẩm, đồ ăn hay sữa, dược phẩm … thì bắt buộc phải có hạn sử dụng.

Quản lý hàng hóa theo lô là cách theo dõi hàng hóa theo lô sản xuất của nó, đảm bảo hạn sử dụng của các lô hàng. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng xác định cần bán lô hàng nào trước, giảm bớt thời gian bán hàng cho nhân viên cũng như tránh tình trạng lãng phí cho cửa hàng. Đặc biệt khi các lô hàng gần đến ngày hết hạn sử dụng, phần mềm sẽ thông báo cho chủ cửa hàng để có cách xử lý kịp thời.

Vai trò và lợi ích của quản lý nhập/ xuất hàng theo số lô, hạn dùng

Quản lý nhập/ xuất hàng theo số lô, hạn dùng có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất và phân phối

Hàng tồn kho thông thường là khoản mục có giá trị lớn nhất trong tài sản ngắn hạn vì thế quản lý hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ sống còn của doanh nghiệp sản xuất và phân phối; đặc biệt là với ngành thương mại thực phẩm; đồ uống; dược phẩm; thức ăn chăn nuôi và thuốc thú y.

3 lợi ích của quản lý nhập/ xuất hàng theo số lô, hạn dùng:

• Tìm kiếm và kiểm soát hàng hóa

Khi cần tìm một thùng hàng A để xuất kho thì làm cách nào nhân viên biết chính xác vị trí của thùng hàng đang ở đâu trong số 1000 thùng hàng khác? Câu trả lời sẽ là cách sắp xếp, quản lý hàng hóa theo lô, date. Sản phẩm cùng một lô sẽ sắp xếp trên cùng một kệ và nhà quản lý sẽ cập nhập vị trí của chúng mỗi ngày. Quá trình ghi nhớ và cập nhập vị trí của số lô hàng không thể không có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại nào đó.

Bên cạnh lợi ích đơn giản hóa thao tác tìm kiếm hàng hóa trong kho, việc quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng tốt sẽ cho phép người quản lý biết và sắp xếp các hàng hóa cận hạn của lô cũ ra bán trước tránh quá hạn phải hủy bỏ hàng gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

• Đảm bảo định mức tồn kho

Định mức tồn kho là chỉ số quy định số lượng hàng hóa đang nằm trong kho, sẽ có định mức tồn kho tối thiểu và định mức tồn kho tối đa. Một doanh nghiệp sản xuất và phân phối luôn cần đảm bảo định mức tồn kho ở con số ổn định để tránh tăng chi phí lưu kho, chậm quay vòng vốn.

Quản lý tồn kho theo lô, hạn dùng sẽ cho thấy sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho nhờ xác định được thứ tự tiêu thụ các mặt hàng trong kho, từ đó đảm bảo chỉ số định mức tồn kho luôn ở trạng thái ổn định.

• Đánh giá sức tiêu thụ của thị trường

Quản lý hàng hàng tồn theo lô, hạn dùng trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần xác định giá thành sản phẩm, giá vốn của hàng bán và từ đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sức tiêu thụ của thị trường, dự đoán được nhu cầu của khách hàng nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Ví dụ, với sản phẩm A đang có số ngày tồn kho ngắn hạn do sức mua lớn thì doanh nghiệp sẽ đẩy mạnh sản xuất, phân phối; sản phẩm B tồn trong kho lâu ngày thì cần xem xét nguyên nhân tại sao và tìm ra phương án tiêu thụ sớm nhất.

Cách quản lý nhập/ xuất tồn kho theo lô, hạn dùng bằng phần mềm PharmaDeluxe

PharmaDeluxe cho phép thiết lập số lô và đặt hạn dùng ngay khi thêm mới sản phẩm nhập kho

Khi các lô hàng được nhập vào kho, kế toán hoặc thủ kho sẽ thiết lập thông tin hàng hóa theo các trường quy định trên phần mềm, bao gồm cả thông tin số lô, hạn sử dụng. Sau khi dữ liệu được ghi nhận trên hệ thống, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hoá. Đặc biệt, Nhà quản lý có thể lọc theo tìm kiếm nâng cao để biết các lô hàng gần đến ngày hết hạn để đẩy ra thị trường bán trước.

Đặc biệt, PharmaDeluxe còn hỗ trợ in mã vạch (barcode) theo mã nhập hàng với đúng số lô, hạn sử dụng của đợt nhập hàng đó. Bộ phận kho sẽ phụ trách việc in mã nhập hàng và dán lên hộp sản phẩm, giúp quy trình bán hàng được thực hiện nhanh chóng và chính xác nhất.

 

Việc quản lý chặt chẽ hàng hóa ngay từ đầu khi mới nhập vào kho là khâu rất quan trọng để nhân viên kho sắp đặt, phân loại hàng theo lô, hạn dùng, “mở đường” cho các công tác bán hàng phía sau được logic, đơn giản hóa hơn.

Xuất bán hàng theo số lô, hạn dùng với PharmaDeluxe

Với tính năng bán hàng bằng mã nhập hàng, nhân viên bán hàng chỉ việc quét mã vạch đã được dán sẵn trên vỏ hộp thuốc, phần mềm sẽ chọn đúng lô sản phẩm đó để trừ kho, bảo đảm việc xuất kho chính xác 100% với lô hàng đó mà không phải là lô hàng bất kỳ nào khác. Hỗ trợ xuất phiếu bán hàng nhanh chóng, đơn giản, chính xác. Theo dõi chính xác tình trạng xuất/nhập/tồn hàng trong kho theo đúng lô nhập hàng.

Kiểm kê tự động có thêm thông tin lô date

Phần mềm PharmaDeluxe cho phép kiểm kê vật tư, hàng hóa theo từng số lô, hạn sử dụng và in được biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho ngành dược phẩm vì báo cáo sản phẩm theo số lô, hạn dùng là bắt buộc trong các Công ty Dược phẩm theo Bộ Y Tế.

Đặc biệt, phần mềm PharmaDeluxe còn cho phép tạo phiếu kiểm kê nhanh theo từng ngành hàng, hoặc theo từng ngăn chứa, từng sản phẩm… giúp việc kiểm kê và điều chỉnh kho nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Kết luận

Phân loại hàng hóa theo số lô sản xuất, hạn dùng giúp dễ tìm, dễ kiểm, dễ di chuyển/ xếp dỡ. Theo dõi chặt từng khâu xuất nhập hàng, số lượng hàng tồn trong kho,…

Đảm bảo đồng bộ số liệu giữa giá trị và hiện vật của từng mặt hàng tồn kho, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, giữa số liệu ghi trên sổ sách kế toán và số liệu thực tế trong kho.

Với chức năng này người dùng có thể quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng, căn cứ vào các báo cáo liên quan để đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp.