Những khó khăn trong quản lý nhà thuốc theo phương pháp thủ công truyền thống.
Các quầy tân dược luôn có rất nhiều loại thuốc dùng trong điều trị các nhóm bệnh. Mỗi nhà thuốc lại có nhiều nhân viên bán hàng, phục vụ nhu cầu của nhiều người. Vì vậy, việc quản lý nhà thuốc theo cách thủ công trở nên khó khăn, không dễ kiểm soát.
Nhân viên không nhớ hết thông tin của từng loại thuốc để quản lý
Dù là dược sĩ, bạn có thể nhớ tên các thuốc nhưng tất cả những thông tin về đặc điểm, số lượng, giá bán của từng loại thuốc, thực phẩm chức năng… thì rất nhiều. Vì vậy, việc ghi nhớ tất cả thông tin của từng sản phẩm là không thể, khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, gây chậm trễ trong việc bán hàng, thậm chí gây thất thoát tiền nếu nhân viên bán hàng sai giá của sản phẩm vì không nhớ giá.
Khó kiểm soát hiệu suất
Khi mở nhà thuốc, chắc chắn, bạn sẽ muốn thêm các chi nhánh ở nhiều nơi. Như thế, bạn sẽ cần tuyển nhiều nhân viên cùng bán thuốc với mình. Hay như trong cùng một nhà thuốc ở các trung tâm lớn, số lượng người mua nhiều, trong một thời điểm, phải có nhiều người cùng bán thuốc mới đáp ứng được nhu cầu. Vậy nên, việc kiểm soát được khả năng bán hàng của từng nhân viên cũng như quản lý doanh thu sẽ khó khăn nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhà thuốc.
Kiểm kê sai lệch, thất thoát thuốc
Việc kiểm kê hàng hóa trong kinh doanh thuốc là vô cùng quan trọng. Bởi lẽ mỗi đợt nhập hàng sẽ có có số lô, hạn sử dụng, số lượng và giá thành khác nhau. Nếu chỉ dùng phương pháp thủ công để quản lý, bạn sẽ rất dễ bị nhầm lẫn thông tin, số liệu, giá bán. Chưa kể việc quản lý các lô hàng cận date luôn là vấn đề lớn với những nhà thuốc quản lý theo kiểu thủ công truyền thống. Những điều này đều ảnh hưởng đến doanh thu và có thể gây tổn thất nặng nề.
Quản lý thu chi tiền mặt, quản lý công nợ khách hàng
Việc quản lý thu chi trong nhà thuốc ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh. Nếu không có phần mềm quản lý nhà thuốc, cơ sở của bạn có khả năng bị thất thoát doanh thu rất cao. Việc tính toán lượng tiền mặt thu chi mỗi ngày bằng phương pháp ghi chép thủ công chắc chắn sẽ có lúc sai sót.
Bên cạnh đó, việc bán nợ cho khách hàng thân thiết là điều thường xuyên xảy ra, ghi chép và thanh toán công nợ của khách hàng bằng sổ sách thủ công sẽ không thể chính xác và nhanh chóng như thực hiện trên phần mềm.
Lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý nhà thuốc
Nhằm giải quyết những khó khăn của công việc kinh doanh dược phẩm, nhà phát triển đã tạo ra phần mềm quản lý nhà thuốc với nhiều lợi ích nổi bật sau:
Giúp việc bán thuốc dễ dàng, nhanh chóng, chính xác
- Sử dụng phần mềm giúp bạn bán thuốc nhanh chóng dễ dàng hơn, chỉ cần gõ vài ký tự gợi nhớ thì phần mềm sẽ đề xuất tên sản phẩm hoặc hoạt chất tương ứng các ký tự đó. Các thông tin như tên thuốc, hoạt chất, hạn dùng, giá cả, số lượng tồn kho, ngăn chứa…đều được hiển thị trên màn hình bán hàng của phần mềm. Bạn sẽ dễ dàng tìm thấy sản phẩm trong quầy và lấy thuốc để giao cho khách.
- Hóa đơn bán hàng được in và giao cho khách hàng kiểm tra ngay sau khi hoàn tất đơn hàng.
- Ngoài ra, lịch sử mua hàng và thông tin khách hàng cũng được lưu trên hệ thống. Nhân viên quầy thuốc sẽ nắm bắt được tình trạng sử dụng dược phẩm trước đó để đối chiếu, khuyên dùng đơn thuốc mới khi cần thiết. Thông qua hóa đơn tính tiền, khách hàng sẽ nhận dạng được thương hiệu của nhà thuốc qua logo và thông tin của nhà thuốc được in trên hóa đơn.
- Khi áp dụng phần mềm, nhà thuốc còn có thể tạo và quản lý chương trình khuyến mãi cho khách hàng, kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng, tăng doanh thu cho nhà thuốc.
Quản lý thông tin thuốc chính xác, tiện dụng
Trước đây, kho thuốc được quản lý trên sổ sách hoặc các file excel đơn giản. Việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin của hàng trăm, nghìn loại thuốc rất mất thời gian. Khi có phần mềm thay thế, mỗi lô hàng nhập về đều được cập nhật thông tin cụ thể về số lượng, hạn sử dụng… Đồng thời, nhân viên bán hàng được cảnh báo hàng tồn, thuốc sắp hết hạn sử dụng.
Nhờ đó, nhân viên sẽ lên kế hoạch bán hàng hiệu quả, tránh để thuốc tồn kho hết hạn.
Dễ kiểm kho định kỳ
Với phần mềm quản lý nhà thuốc, bạn không còn phải đếm tay hay ghi sổ từng loại dược phẩm khi kiểm kho. Mọi thông tin đều được số hóa và tự động thống kê theo thời gian nhập vào, bán ra. Vì vậy, nhà quản lý rất dễ lập phiếu kiểm kho định kỳ, nắm bắt số lượng thuốc tồn chính xác theo từng lô nhập hàng. Từ đó lên phương án giải quyết hàng tồn hợp lý.
Đầy đủ các loại báo cáo
Nếu bạn là người bận rộn, chỉ cần xem nhanh qua báo cáo tổng quan của nhà thuốc trên phần mềm, bạn sẽ nắm được tình hình hoạt động tổng quát của nhà thuốc như: doanh thu, số lượng hóa đơn bán ra, công nợ nhà cung cấp, giá trị tồn kho, tỉ lệ lợi nhuận, lượng tiền mặt…
Nếu bạn cần xem chi tiết từng báo cáo, phần mềm quản lý nhà thuốc sẽ cung cấp cho bạn các loại báo cáo theo từng mốc thời gian mà bạn cần như: Nhập/xuất/tồn kho, doanh thu, báo cáo bán hàng theo hóa đơn/theo sản phẩm, báo cáo công nợ khách hàng/nhà cung cấp, báo cáo lượng tiền mặt hàng ngày…
Nhờ đó, người quản lý sẽ nắm rõ hoạt động, tình hình kinh doanh tại các thời điểm. Đồng thời dễ dàng tổng kết hoạt động kinh doanh và điều chỉnh, lên kế hoạch nhập và bán thuốc, thay đổi nhân sự hiệu quả hơn.
Hỗ trợ quản lý từ xa
Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu bảo mật cao cũng như các tính năng phức tạp của phần mềm quản lý nhà thuốc, hầu hết các phần mềm được cài đặt dạng ứng dụng gốc trên máy tính và kết nối dữ liệu qua internet. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xem đầy đủ các báo cáo thông qua nền tảng web của của các ứng dụng đó. Dù không xuất hiện ở cửa hàng, bạn vẫn có thể nắm rõ hoạt động của nhân viên, tình hình doanh số bán hàng của từng cơ sở thông qua các báo cáo hoạt động của phần mềm.