RGiống
nhau: cả 2 hình thức trên đều trừ đi số tiền doanh thu của
hóa đơn đó và nhập lại số lượng tồn kho của những sản phẩm đã trả hàng.
Nếu việc bán hàng & trả hàng diễn ra trong cùng 1 ngày thì việc
chốt doanh thu cuối ngày của hình thức trả hàng giống hệt chốt doanh thu cuối
ngày của hình thức sửa/xóa hóa đơn.
RKhác
nhau:
Ví dụ: Đơn hàng bán ra ngày 1/4, bao gồm 10 sản phẩm với
tổng số tiền là 100.000đ
Đến ngày 2/4 khách hàng quay lại yêu cầu trả lại 5 món
với số tiền của 5 món đó là 40.000đ
FSửa
hóa đơn: Phần mềm sẽ quay lại đúng hóa đơn ngày 1/4 đó để xóa
bỏ đi 5 món mà khách hàng muốn trả lại (5 sản phẩm đó sẽ được nhập lại vào tồn
kho) và giảm đi 40.000đ doanh thu của ngày 1/4.
Như vậy, cho dù ngày 1/4 đã diễn ra và đã chốt doanh thu của ngày hôm đó, nhưng
nếu bạn cho phép sửa hóa đơn thì doanh thu của ngày hôm đó vẫn bị giảm đi tương
ứng với số tiền đã trả lại cho khách hàng. Việc này dẫn đến sai lệch doanh thu
đã chốt trước đó.
FTrả hàng trên hóa đơn: Phần mềm sẽ hủy hóa đơn bán hàng đó, đồng thời tự động
tạo 1 phiếu bán hàng mới với số lượng sản phẩm giống hệt phiếu cũ vào ngày trả
hóa đơn, sau đó người bán sẽ xóa bỏ những sản phẩm mà khách hàng muốn trả lại,
và hoàn tất phiếu bán hàng mới đó. Số tiền chênh lệch do việc trả hàng
(40.000đ) sẽ trừ đi trong doanh số của ngày trả hàng. Các sản phẩm trả hàng sẽ
được nhập lại vào tồn kho.
Như vậy, doanh số đã
chốt của ngày bán hàng (ngày 1/4) không thay đổi, doanh số của ngày trả hàng
(ngày 3/4) sẽ giảm đi số tiền tương ứng của các sản phẩm đã trả hàng (ở ví dụ này
là giảm đi 40.000đ). Điều này giúp số liệu doanh thu của nhà thuốc được toàn vẹn,
tránh việc số liệu doanh thu ngày hôm trước đã chốt nhưng lại bị thay đổi do việc
sửa hóa đơn gây ra.
Kết luận: Tùy theo cách vận hành của nhà thuốc mà áp dụng phương thức sửa/xóa hóa đơn hoặc áp dụng cách trả hàng cho hợp lý.
Sửa/xóa hóa đơn sẽ giúp dữ liệu của nhà thuốc gọn gàng hơn.
Trả hàng sẽ giúp người quản lý nắm bắt được tình hình bán hàng của các nhân viên vì có lưu lại lịch sử trả hàng.