1.Sắp xếp thuốc theo nhóm từng mặt hàng riêng biệt

Thường mỗi nhà thuốc sẽ có rất nhiều nhưng mặt hàng khác nhau. Gồm: dược phẩm dùng để điều trị bệnh, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, hàng hóa, thiết bị y tế,… 

Điều này đòi hỏi người bán thuốc phải phải biết cách nhận biết các mặt hàng để biết cách sắp xếp thuốc trong kho sao cho đúng vị trí:

Cách nhận biết tên thuốc:

Trên hộp ghi số đăng ký (SĐK): chữ – số được cấp – năm cấp

Nếu VN: là thuốc nhập khẩu; còn VD, VS, V.. là thuốc sản xuất trong nước)

• V…: ký hiệu nhận biết là thuốc
• 1200: số thứ tự do Cục quản lý dược cấp
• 12 : năm cấp số đăng ký (năm 2012)
• Số khác: GC-XXXX-XX là số đăng ký thuốc gia công

Thuốc sẽ được sắp xếp thành 2 nhóm: thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn:

• Thuốc không kê đơn: phân loại dựa theo Thông tư 23 về quy định Danh mục thuốc không kê đơn (gồm 250 hoạt chất).
• Thuốc kê đơn phân thành 30 nhóm dựa vào Công văn 1517/BYT-KCB Hướng dẫn thực hiện Quy chế kê đơn thuốc trong điều trị ngoại trú.

Cách nhận biết thực phẩm chức năng:

Số đăng ký ghi trên hộp là số công bố tiêu chuẩn (SCBTC): số được cấp/ năm cấp/ YT-CNTC và có dòng chữ: Thực phẩm chức năng hoặc Thực phẩm dinh dưỡng hoặc Sản phẩm này không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.

2. Sắp xếp thuốc theo nhóm yêu cầu bảo quản

Mỗi loại thuốc thường có yêu cầu bảo quản khác nhau. Cụ thể như:

• Thuốc kháng sinh, hạ sốt… chỉ cần bảo quản ở điều kiện bình thường
• Vacxin, thuốc viên đạn hạ sốt…thì cần bảo quản ở nhiệt độ đặc biệt. Hoặc những loại hàng dễ bay hơi, có mùi, dễ phân hủy… thì cần có khu vực bảo quản riêng.

3. Theo yêu cầu của các quy chế, quy định chuyên môn hiện hành

Nhóm thuốc độc bảng A, B phải được sắp xếp riêng, hoặc phải được đựng trong các ngăn tủ riêng có khóa chắc chắn, bảo quản và quản lý theo các quy chế chuyên môn ngành Dược hiện hành.

Hàng chờ xử lý: Xếp vào khu vực riêng, có nhãn “Hàng chờ xử lý”.

Riêng các mặt hàng dễ vỡ như chai, lọ, ống tiêm truyền,… để ở trong cùng và không xếp chồng lên nhau.

Ngoài ra, quý nhà thuốc còn có thể lựa chọn dựa trên các nguyên tắc sắp xếp khác nhau như: Theo nhóm tác dụng dược lý, công thức hóa học; hãng sản xuất; dạng thuốc,…

4. Sắp xếp đảm bảo được nguyên tắc: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra.

Ngoài việc, sắp xếp thuốc theo nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra. Chúng ta cũng cần phải đảm bảo được tính thẩm mỹ, gọn gàng, ngay ngắn.

Nhãn hàng (Chữ, số, hình ảnh,..) trên các bao bì cần sắp xếp quay ra ngoài, thuận chiều nhìn của khách hàng.

Cũng như là đảm bảo chống đổ vỡ hàng hóa. Hàng nặng phải được để phía dưới, hàng nhẹ thì sắp xếp để phía trên.

5. Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO & FIFO

Nguyên tắc FEFO (Hàng có hạn dùng còn lại ngắn hơn xếp ra ngoài, hạn dùng dài hơn xếp vào trong.)

Nguyên tắc FIFO (Hàng sản xuất trước xuất trước, lô nhập trước xuất trước,…)

Phần mềm quản lý nhà thuốc Pharma Deluxe hiện đang áp dụng phương pháp sắp xếp và ưu tiên bán hàng theo nguyên tắc FEFO, mặc định các thuốc có hạn dùng ngắn hơn sẽ được ưu tiên bán trước, nhằm tránh tình trạng bán nhầm lô dẫn đến thuốc tồn kho bị hết hạn.

6. Cách sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm, tư trang

Sổ sách, giấy tờ, tài liệu có liên quan đến chuyên môn cần được phân loại, bảo quản cẩn thận và sạch sẽ (Theo quy định).

Mẫu quảng cáo, giới thiệu thuốc cần có phiếu tiếp nhận công văn cho phép quảng cáo. Đồng thời phải được sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định.

Văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ cho bán hàng, vệ sinh, tư trang phải sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định.

Tư trang của Dược sĩ chuyên môn không được để trong khu vực quầy thuốc.