Quy trình đặt hàng, nhập thuốc và kiểm tra thuốc nhập kho

1.Xác định nhu cầu nhập thuốc

Nhà thuốc cần phải xác định nhu cầu nhập thuốc dựa theo các tiêu chí như:

Số lượng thuốc còn lại trong kho
Số lượng tồn kho tối thiểu cần có của từng sản phẩm
Đặt hàng theo số lượng sản phẩm đã bán ra trong khoảng thời gian cụ thể
Các đơn đặt hàng từ khách hàng
Các yêu cầu chuyển kho nội bộ (với trường hợp chuỗi nhà thuốc có nhiều kho hàng).

Phần mềm Pharma Deluxe có hỗ trợ tạo báo cáo dự trù hàng hóa với các tiêu chí đặt hàng cụ thể, giúp người dùng nhanh chóng tạo đơn đặt hàng chính xác để gửi nhà cung cấp.

Xác định số lượng thuốc cần nhập (theo từng tiêu chí hoặc kết hợp nhiều tiêu chí với nhau) và thời điểm muốn nhập hàng.

Lập kế hoạch nhập thuốc và xác định nguồn cung cấp.

Đánh giá nhà cung cấp: Nghiên cứu và đánh giá những nhà cung cấp thuốc tiềm năng như các hãng sản xuất, các trung tâm phân phối (các sàn dược phẩm), nhà phân phối… Xem xét về chất lượng, giá cả, chính sách đổi trả và giao hàng của nhà cung cấp.

2. Lập đơn dự trù đặt hàng

Sau khi xác định nhu cầu nhập thuốc, nhà thuốc cần tạo đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp thuốc….

Đơn đặt hàng cần hiển thị rõ các thông tin: tên thuốc, số lượng kèm đơn vị tính

Xác nhận đơn đặt hàng với nhà cung cấp về số lượng, tổng tiền dự kiến và thời gian giao hàng. Xác định các điều kiện vận chuyển và lưu trữ thuốc.

Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp cần hiển thị đầy đủ các thông tin đặt hàng

3. Kiểm tra thông tin thuốc

Khi nhận được hàng từ nhà cung cấp dựa theo đơn đặt hàng, nhà thuốc cần kiểm tra thông tin về thuốc đó như: tên thuốc, số đăng ký, số lô, hạn sử dụng và xuất xứ… để đảm bảo thuốc đúng chất lượng.

Kiếm tra về cảm quan những thuốc vừa nhập, kiểm tra bao bì xem có còn đẩy đủ và nguyên vẹn bao gói của nhà sản xuất không. Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ở vỏ hộp và bao bì in trực tiếp trên thuốc

Bước 1: Kiểm tra hóa đơn, chứng từ, so sánh số lượng và chủng loại của thuốc khi nhận được từ nhà cung cấp. Ghi sổ kiểm nhập thuốc
Bước 2: Niêm yết giá theo NĐ 54 niêm yết 100% bằng cách in và dán tem sản phẩm có thông tin giá bán lẻ trên bao bì thuốc , giá bán không cao hơn giá niêm yết.
Bước 3: Sắp xếp lên giá kệ đúng vị trí quy ước

Phần mềm quản lý nhà thuốc Pharma Deluxe cho phép tạo phiếu nhập hàng dựa theo thông tin của đơn đặt hàng đã gửi nhà cung cấp trước đó

4. Kiểm tra số lượng và đơn giá thuốc

Sau khi đã kiểm tra thông tin về thuốc, nhà thuốc hoặc cơ sở y tế cần kiểm tra số lượng và đơn giá của thuốc để đảm bảo rằng đơn đặt hàng đã được cung cấp đúng số lượng và giá cả đã thỏa thuận.

5. Bảo quản, lưu trữ thuốc

Sau khi kiểm tra và xác nhận các thông tin liên quan đến thuốc, nhà thuốc hoặc cơ sở y tế cần lưu trữ thuốc vào kho thuốc của mình. Khi lưu trữ, cần đảm bảo thuốc được đặt đúng vị trí, đúng điều kiện bảo quản và được phân loại đúng tên thuốc.

Điều hòa để đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa: nhiệt độ để bảo quản thuốc là dưới 30 độ C, độ ẩm <75% . Nếu nhà thuốc có những loại thuốc có điều kiện bảo quản dưới 25 độ C thì phải chỉnh nhiệt độ xuống còn 25 độ C hoặc cho vào ngăn mát tủ lạnh
Tủ lạnh để bảo quản thuốc với yêu cầu nhiệt độ ≤ 15 độ C – Kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm ngày 2 lần 9h sáng và 15h chiều.
Thiết bị ẩm kế tự ghi số liệu 01 tiếng /1 lần