SOP hay quy trình thao tác chuẩn là một phần không thể thiếu trong hầu hết các hoạt động sản xuất, mua bán hiện nay. Và nhà thuốc cũng không ngoại lệ.

SOP nhà thuốc GPP là gì

SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure có nghĩa là Quy trình thao tác chuẩn. SOP được hiểu là một hệ thống bao gồm các thao tác chuẩn theo quy trình để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc.

Thực hiện đúng theo quy trình thao tác chuẩn, chúng ta có thể tránh được các sai sót trong quá trình làm việc. Đặc biệt nó giúp cho người mới có thể nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.

SOP được sử dụng trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực để tối ưu quá trình sản xuất như: Y tế, hàng không, khách sạn, nhà hàng, giáo dục, công nghiệp và thậm chi là cả quân sự.

SOP nhà thuốc GPP

SOP nhà thuốc GPP là một văn bản trình bày trình tự các thao tác chuẩn của một hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Mỗi một quy trình, hoạt động trong nhà thuốc sẽ cần một bộ SOP cho nó. Và việc làm việc theo bộ quy trình thao tác chuẩn là điều không thể thiếu trong bất kỳ nhà thuốc đạt chuẩn GPP nào.

Tại sao nhà thuốc cần có quy trình thao tác chuẩn SOP 

Việc áp dụng SOP trong các nhà thuốc GPP mang lại những lợi ích sau:

• Áp dụng các SOP trong nhà thuốc GPP sẽ giúp việc bán thuốc trở nhên thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cũng như hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.
• Giúp tiết kiệm thời gian làm quen, thực hành trong nhà thuốc GPP nhờ có quy trình rõ ràng
• Giúp công việc trong nhà thuốc được xử lý một cách thuần thục, nhanh chóng và chủ động từ đó quá trình bán thuốc có thể nhanh hơn, góp phần tăng doanh thu.
• Giúp hạn chế vấn đề lãng phí cũng như các sai sót trong quá trình thử nghiệm một quy trình mới.
• Giúp đảm bảo và đồng bộ năng suất thực hiện và xử lý công việc của nhân viên trong nhà thuốc.

12 SOP nhà thuốc GPP cần thực hiện

Dưới đây là 12 SOP cơ bản trong nhà thuốc GPP mà mỗi cơ sở bán lẻ thuốc cần tuân thủ.

1. Quy trình SOP Mua thuốc

Mua thuốc là công việc đầu tiên trong quy trình hoạt động của nhà thuốc. Các sản phẩm được mua phải đảm bảo chất lượng tốt, cung ứng đúng – đủ, kịp thời theo nhu cầu của người tiêu dùng cũng như đáp ứng quy định.

Quy trình SOP mua thuốc bao gồm các bước:

• Lựa chọn nhà cung ứng sản phẩm
• Thực hiện thanh toán giao dịch mua thuốc
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập vào bán tại nhà thuốc.

2. Quy trình SOP bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn

Việc bán và tư vấn thuốc theo đơn cần được liệt kê rõ trong SOP. Khi bán thuốc không thuộc danh mục thuốc không kê đơn (theo thông tư 07/2017/TT-BYT), người bán phải đảm bảo quy trình bán thuốc theo đơn hợp lý, an toàn cũng như phù hợp quy chế.

Quy trình SOP bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn này có những bước như sau:

• Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân)
• Kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ của đơn thuốc từ người mua
• Lựa chọn thuốc
• Lấy thuốc theo đơn đã được kê
• Hướng dẫn người mua (bệnh nhân) cách sử dụng thuốc
• Lưu trữ thông tin
• Thu tiền, giao hàng cho người mua và cảm ơn.

3. Quy trình SOP bán thuốc không theo đơn

Ngược lại với quy trình bán thuốc theo đơn, thì quy trình SOP thứ 3 này được sử dụng trong trường hợp người bán thuốc bán những loại sản phẩm thuộc hạng mục thuốc không kê đơn (được phát hành kèm theo thông tư 07/2017 / TT-BYT).

Các bước thao tác chuẩn cho quy trình bán thuốc không theo đơn như sau:

• Chào hỏi người mua thuốc (bệnh nhân)
• Tìm hiểu nguyên nhân việc sử dụng thuốc của người mua (khi người mua hỏi về cách điều trị hay hỏi 1 loại thuốc đơn cử)
• Xem xét và đưa ra lời tư vấn phù hợp cho người mua
• Lấy thuốc cho người mua
• Hướng dẫn người mua cách sử dụng
• Lưu trữ thông tin
• Thu tiền, giao hàng cho người mua và cảm ơn.

4. Quy trình SOP bảo quản và theo dõi chất lượng

SOP thứ 4 trong 12 SOP nhà thuốc GPP là bảo quản và theo dõi chất lượng. Đây là phần việc không thể thiếu trong bất kỳ nhà thuốc nào. Nó giúp đảm bảo chất lượng thuốc, kiểm soát và quản lý thuốc một cách tốt nhất. Và đây cũng là 1 trong các thao tác đáng được lưu ý trong SOPs chuẩn.

Quy trình SOP này gồm có những bước như sau:

• Đảm bảo phương pháp sắp xếp, cách bảo quản và bảo vệ được triển khai đúng – đủ
• Kiểm soát chất lượng thuốc theo thời hạn.

5. Quy trình SOP giải quyết thuốc khiếu nại thu hồi

Với những sản phẩm thuốc bị khiếu nại và được kết luận là không được phép lưu hành cần phải có quy trình thu hồi triệt để và khẩn trương. Sau khi nhận được công văn của Bộ Y tế, nếu phát hiện sản phẩm thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng phải thực thi quy trình này như sau:

• Chủ nhà thuốc/Dược sĩ thông báo về việc ngừng bán, ngừng nhập và nhận tịch thu loại sản phẩm này đến với các trụ sở, nhân viên cấp dưới và người mua liên quan.
• Kiểm tra, thanh tra, rà soát các mẫu sản phẩm trong nhà thuốc, gồm có số liệu hiển thị trên mạng lưới hệ thống cũng như trong thực tế.
• Nhận lại hàng trả về từ người mua theo nguyên tắc dựa vào số lượng, thực trạng hộp, chất lượng giữ gìn và bảo quản của thuốc.
• Thống kê số liệu, tổng kết và làm báo cáo giải trình về quy trình thu hồi từ nhân viên cấp dưới gửi cho Dược sĩ/Chủ nhà thuốc và sau đó gửi lên cho cơ quan nhà nước theo đúng pháp luật.
• Giải quyết các vấn đề khi có khiếu nại về thuốc trong SOPs một cách tức thì.

6. Quy trình SOP đào tạo

Cần có một quy trình thao tác chuẩn về đào tạo cho cả nhân viên mới và nhân viên cũ. Một số yêu cầu như sau:

• Với nhân viên mới

Dược sĩ/Chủ nhà thuốc có nghĩa vụ cũng như trách nhiệm huấn luyện và đào tạo để nhân viên mới nắm rõ quy trình thao tác chuẩn, quy định, luật lệ liên quan đến thuốc. Cần phải dạy các kỹ năng liên quan đến: Kiến thức dược phẩm, tiếp xúc người mua, tư vấn cho người mua, nắm rõ cách giữ gìn và bảo quản thuốc. Cần ghi chép, thống kê chi tiết cụ thể quy trình cũng như tác dụng giảng dạy

• Với nhân viên cũ

Với nhân viên cũ, Dược sĩ/Chủ nhà thuốc cần có chương trình đào tạo, giảng dạy lại, kiểm tra kiến thức và kỹ năng phù hợp với từng giai đoạn. Nhà thuốc cần trang bị phương tiện giúp cập nhật tin tức, kiến thức cũng như kỹ năng mới. Tùy vào quy mô, số lượng nhân viên, các đại lý mà chủ nhà thuốc có thể tổ chức các buổi gặp gỡ, học hỏi giao lưu hoặc giảng dạy từ chuyên gia trong ngành.

7. Quy trình SOP tư vấn điều trị

Tư vấn cho người mua là việc không thể thiếu trong quá trình bán thuốc của Dược sĩ. Cần phải tư vấn kỹ năng, kiến thức đúng, mới nhât cũng như cách sử dụng thuốc hài hòa và hợp lý, an toàn cho người mua.

Quy trình thao tác chuẩn cho việc tư vấn và điều trị bao gồm các nội dung sau:     

• Chào hỏi khách đến mua thuốc
• Tìm hiểu thông tin liên quan để tư vấn (tuổi tác, giới tính, loại thuốc đang dùng, tiền sử bệnh, triệu chứng)
• Nếu bệnh nằm ngoài năng lực chữa trị của Dược sĩ thì khuyên người mua đến bệnh viện hoặc phòng khám trong thời hạn sớm nhất
• Đưa ra lời khuyên cho người mua về chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng thích hợp cho từng trường hợp bệnh nhân
• Tuân thủ quy trình tao tác chuẩn về bán thuốc không theo đơn (SOP thứ 3)
• Bảo mật thông tin hiện trạng bệnh và loại thuốc người mua dùng.

8. Quy trình SOP hướng dẫn ra lẻ thuốc

Quy trình SOP thứ 8 trong 12 SOP của nhà thuốc GPP sẽ giúp bảo vệ việc ra lẻ toàn bộ những loại sản phẩm thuốc được Dược sĩ và nhân viên bán hàng triển khai và bảo quản, vệ sinh, tránh rủi ro lây nhiễm chéo. Do đó khi ra lẻ bất kỳ 1 loại thuốc nào, thì người bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tủ và khu vực chứa thuốc cần có phân loại rõ ràng. Dụng cụ ra lẻ thuốc cần phải bảo vệ cận thẩn như kéo, khay chưa và que đếm thuốc. Ngoài ra cồn và bông gòn cũng cần có đủ trong nhà thuốc.
• Nhân viên bán hàng phải thao tác hợp lý khi rả lẻ thuốc còn giữ được vỏ hộp (thuốc trong vỉ) và không có vỏ hộp (thuốc trong chai, lọ)

9. Quy trình SOP hướng dẫn vệ sinh nhà thuốc

Quy trình này áp dụng với cơ sở vật chất, nhà cửa, giá, tủ, kệ, các vật dụng chứa thuốc, ra lẻ thuốc giúp đưa ra hướng dẫn vệ sinh, giữ gìn nhà thuốc sạch sẽ gọn gàng. Vệ sinh nhà thuốc đúng quy trình yêu cầu cần phải quan tâm 3 mức độ như sau: Vệ sinh hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

• Hàng ngày: Nhân viên cấp dưới cần vệ sinh nền nhà, vệ sinh kính, mặt tủ, mặt bàn ghế, cánh cửa, sắp xếp ngăn nắp các khoảng trống và đồ vật thao tác, giữ vệ sinh cá nhân cũng như giặt ủi quần áo, thao tác cũng như giữ tóc tai ngăn nắp.
• Hàng tuần: Lau sạch cánh cửa, vệ sinh mạng nhện, bụi bặm bám ở góc tường, trần nhà, dùng khăn lau các thiết bị điện như quạt máy, điều hòa
• Hàng tháng: Triển khai vệ sinh giá kệ, tủ đông (nếu có), xếp các sản phẩm thuốc ra thùng riêng để vệ sinh tủ chứa, giá thuốc và sắp xếp lại khi làm xong.

10. Quy trình SOP ghi chép nhiệt độ và độ ẩm

Một trong các thao tác quan trọng nhưng ít được quan tâm đó là kiểm soát độ ẩm cũng như nhiệt độ. Công việc này cần được thực hiện hàng ngày và đóng vai trò quan trọng trong việc giữ vệ sinh cũng như chất lượng của thuốc.

Yêu cầu: Độ ẩm không quá 75%, Nhiệt độ không quá 30 độ C

Chi tiết quá trình này gồm có các công việc sau:

• Kiểm tra nhiệt kế 2 lần mỗi ngày với thời hạn cách đều. Bình thường vào khoảng hai mốc thời hạn là 9 giờ sáng và 3 giờ chiều, nhân viên cần biết thao tác so với hai loại nhiết kế tự ghi và nhiệt kế không tự ghi
• Nếu trường hợp nhiệt độ vượt giới hạn, nhân viên cấp dưới cần phải kiểm soát và điều chỉnh lại điều hòa, nhiệt kế ngay lập tức cũng như báo cáo giải trình với Dược sĩ/Chủ nhà thuốc
• Trong trường hợp nhiệt kế, máy điều hòa bị hỏng thì nhân viên cần báo cáo lại để có phương án xử lý kịp thời.

11. Quy trình SOP sắp xếp trình bày

Việc sắp xếp và trình bày thuốc có phần tương tự với bảo quản và theo dõi chất lượng. Quy trình này sẽ hướng dẫn nhà thuốc sắp xếp và bảo quản thuốc đúng quy định, quy chế, có tính thẩm mỹ và sự hiệu quả, phù hợp.

Việc sắp xếp nhà thuốc cần tuân theo các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc 1: Sắp xếp thuốc theo từng nhóm thuốc riêng biệt
• Nguyên tắc 2: Sắp xếp theo điều kiện bảo quản của từng nhóm thuốc
• Nguyên tắc 3: Sắp xếp tuân thủ theo quy định chuyên môn hiện hành.
• Nguyên tắc 4: Sắp xếp theo tiêu chí: Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra.
• Nguyên tắc 5: Sắp xếp thuốc theo nguyên tắc FEFO & FIFO
• Nguyên tắc 6: Sắp xếp tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang trong nhà thuốc

12. Quy trình SOP hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt

Quy trình SOP cuối cùng trong 12 SOP cho nhà thuốc GPP mà bạn cần biết đó là quy trình hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt. Quy trình này có liên hệ với SOP 5 – Giải quyết thuốc bị khiếu nại hoặc tịch thu.

Thuốc phải kiểm soát đặc biệt là các loại thuốc như: Thuốc độc, thuốc trong “Danh mục thuốc, dược chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực”; các thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất.

Nếu các loại thuốc này nhận được thông tin, công văn tịch thu của cơ quản quản lý nhà nước, hoặc khi nhà thuốc phát hiện có hàng không đạt yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng, thì bạn cần phải tuân thủ các quy tắc hủy sao cho đúng quy trình.

Ngoài ra, các nhà thuốc còn cần phải tìm hiểu thêm từ Hội đồng hủy thuốc KSĐB và lưu giữ thông tin cho để thực hiện báo cáo giải trình .

Các bước trong quy trình SOP nhà thuốc GPP

Các quy trình SOP cơ bản, tối thiểu nhà thuốc GPP cần có

1. Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
2. Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn
3. Quy trình bán thuốc không theo đơn
4. Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
5. Quy trình giải quyết thuốc khiếu nại thu hồi

Quy trình thao tác chuẩn (SOP) khi bán thuốc tại nhà thuốc GPP

Bước 1: Tiếp đón và chào hỏi người mua thuốc

Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc từ người mua

Một số lưu ý khi kiểm tra đơn thuốc người bán cần chú ý như sau:

• Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc
• Hình thức đơn thuốc đúng theo mẫu đã quy định
• Đơn thuốc cần có đủ tên, chữ ký, địa chỉ, con dấu phòng khám/ bệnh viện của bác sĩ kê đơn
• Đơn thuốc chưa quá 5 ngày
• Kiểm tra tên, tuổi, địa chỉ bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh
• Xin thông tin người bệnh (tên, tuổi, địa chỉ) và chuẩn đoán bệnh.
• Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp

Lưu ý: Chỉ được phép thực hiện các bước tiếp theo sau khi xác định đơn thuốc là hợp lệ. Với đơn thuốc không hợp lệ, tùy trường hợp, nhân viên có thể xử lý như sau:

• Hỏi lại người kê đơn
• Đề nghị người mua bổ sung thông tin từ bác sĩ, người kê đơn
• Từ chối bán thuốc và giải thích với người mua

Bước 3: Nhập dữ liệu vào hệ thống và thu tiền

• Người bán nhập thông tin đơn thuốc vào hệ thống
• Thông báo cho bệnh nhân nếu nhà thuốc hết mặt hàng thuốc trong đơn để yêu cầu bác sĩ kê lại đơn thuốc hoặc nhà thuốc khác. Với trường hợp thay thế thuốc thì chỉ có dược sĩ đại học mới được phép.
• In hóa đơn bán hàng cho người mua
• Thu tiền theo hóa đơn
• Nếu người mua muốn thay đổi số lượng thì cần điều chỉnh số lượng trong phần mềm và in lại hóa đơn
• Với trường hợp khách không mua thuốc, thì người bán cần hủy đơn và trả lại đơn thuốc.

Bước 4: Lấy thuốc theo hóa đơn

• Lấy thuốc cho vào các bao, gói và ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng của từng loại thuốc.
• Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế (nếu có)
• Ghi rõ số lượng thuốc đã bán vào đơn thuốc

Bước 5: Hướng dẫn cách dùng

Người bán hướng dẫn và giải thích chi tiết cho người mua về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng cũng như cách dùng của từng loại thuốc có trong đơn.

Bước 6: Giao hàng cho người mua

• Giao hóa đơn và đơn thuốc cho người mua thuốc
• Giao thuốc cho người mua
• Cảm ơn người mua

Ngoài ra, người bán cần lưu ý khi làm việc trong nhà thuốc cần phải có thái độ tôn trọng khách hàng, hòa nhã và bảo mật tuyệt đối thông tin của người mua.

Như vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong về quy trình thao tác chuẩn cho nhà thuốc cũng như 12 SOP nhà thuốc GPP mà bạn cần biết. Việc tuân theo quy trình thao tác cho nhà thuốc là yếu tố quan trọng không thể thiếu. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn điều hành nhà thuốc tốt hơn.