Phần mềm quản lý phòng khám được xem như một phần không thể thiếu đối với các cơ sở khám chữa bệnh, là một dạng phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế nhằm đáp ứng với các dịch vụ mặt hàng y khoa theo quy trình đặc thù khám chữa bệnh của ngành y. Sự khác biệt về quy mô và quy trình khám chữa bệnh mà phần mềm quản lý phòng khám có thể khác so với các phần mềm quản lý bệnh viện.

Khi sử dụng phần mềm, phòng khám sẽ được kiểm soát và vận hàng theo quy trình khép kín và tự động. Mọi hoạt động đều được ghi nhận chi tiết, các bộ phận sẽ làm việc theo đúng chức năng nhằm nâng cao khả năng vận hành. Các hoạt động được theo dõi theo từng tài khoản nên sẽ hạn chế việc lãng phí, thất thoát hay sai sót trong quá trình khám chữa bệnh.

Cơ sở dữ liệu được tập trung tại cloud server, người dùng chỉ cần cài đặt ứng dụng và kết nối với internet để sử dụng và quản lý phòng khám mọi lúc mọi nơi. Mọi thông tin liên quan đến phòng khám đều được cập nhật liên tục: số lượng hồ sơ đã tiếp nhận, số lượng bệnh nhân mới/tái khám, doanh thu/lợi nhuận của phòng khám/nhà thuốc, số lượng tiền mặt, tồn kho, công nợ… sẽ được thống kê chi tiết.

Giảm thiểu chi phí vận hành cho phòng khám

Việc áp dụng phần mềm quản lý phòng khám sẽ giúp tự động hóa quy trình vận hành, hồ sơ bệnh án điện tử sẽ được thay thế cho lối làm việc thủ công trước đây. Công cụ giám sát, báo cáo tự động giúp cắt giảm tối đa lượng nhân sự cần sử dụng mà hoạt động của phòng khám vẫn có thể được diễn ra trơn tru, hiệu quả. Trạng thái hồ sơ bệnh án cũng được theo dõi chặt chẽ, hồ sơ nào chưa hoàn tất sẽ dễ dàng theo dõi để phục vụ tốt hơn quá trình điều trị của bệnh nhân.

Không những vậy, chi phí lưu trữ, in ấn hay quản lý hồ sơ đều sẽ được cắt giảm. Phần mềm giúp phòng khám tạo hồ sơ bệnh án điện tử, các bác sĩ sẽ xem trực tiếp các kết quả cận lâm sàng bằng phần mềm, tiết kiệm được chi phí in ấn.

Cải thiện chất lượng dịch vụ tốt hơn

Hồ sơ bệnh án điện tử giúp các bác sĩ dễ dàng biết được tiểu sử bệnh án của bệnh nhân cũng như lịch sử điều trị. Việc kết hợp trực tiếp với máy xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh sẽ hạn chế tình trạng sai sót khi nhập dữ liệu.

Việc ra toa thuốc của bác sĩ cũng sẽ dễ dàng hơn khi phần mềm có lưu lại các toa thuốc cũ của bệnh nhân trong các đợt điều trị trước, bác sĩ sẽ dựa vào đó để điều chỉnh để thay đổi phác đồ điều trị hoặc giữ nguyên theo toa thuốc cũ. Phần mềm cũng sẽ kết nối trực tiếp với kho thuốc để thông báo với bác sĩ các thuốc trong toa có đủ số lượng tồn hay không, tránh trường hợp đã kê toa nhưng đến kho thuốc thì lại hết thuốc, khiến bệnh nhân phải quay lại để bác sĩ điều chỉnh và in lại toa thuốc, gây mất thời gian cho cả bác sĩ và bệnh nhân.

Mọi thông tin sẽ được luân chuyển tự động giữa các bộ phận, loại bỏ các thủ tục giấy tờ rườm rà, phức tạp. Nhờ đó, bệnh nhân cũng được phục vụ nhanh chóng, không phải chờ đợi hay di chuyển nhiều. Khách hàng cũng cảm thấy thoải mái hơn khi không phải trả lời quá nhiều câu hỏi lặp đi lặp lại của các bác sĩ.

Quản lý bệnh án điện tử

Việc lưu trữ thông tin khám chữa bệnh của bệnh nhân trên Hồ sơ bệnh án điện tử cho phép đội ngũ bác sĩ tra cứu nhanh chóng lịch sử khám bệnh, đơn thuốc, tình trạng bệnh của những lần khám trước. Nhờ đó các bác sĩ có thể đưa ra chỉ định cận lâm sàng, thực hiện tư vấn và hỗ trợ chính xác cho bệnh nhân. Phần mềm cũng giúp rút ngắn quá trình lên đơn của bệnh nhân nhờ việc cho phép chọn nhanh chóng các đơn thuốc mẫu, từ đầu bệnh, thông tin bệnh nhân, loại thuốc, liều lượng, ghi chú,…

Quản lý cận lâm sàng

Phần mềm hỗ trợ kết nối trực tiếp với các máy xét nghiệm, nội soi, siêu âm, giúp trả các kết quả nhanh chóng cho đội ngũ bác sĩ ngay trên màn hình phần mềm. Đồng thời phần mềm cũng cho phép luân chuyển nhanh chóng và đồng bộ các kết quả cận lâm sàng giữa các phòng ban, giúp thuận tiện cho quá trình khám chữa bệnh của đội ngũ bác sĩ.

Quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm Clinic Deluxe hỗ trợ lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân, lịch sử khám và điều trị, lịch hẹn tái khám, lịch sử thanh toán của bệnh nhân. Nhờ đó bộ phận Lễ Tân nhanh chóng thực hiện các thủ tục đăng ký khám cho bệnh nhân dễ dàng. Chỉ vài thao tác ở màn hình tiếp nhận là nhân viên lễ tân đã hoàn tất thủ tục đăng ký khám chữa bệnh. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian chờ đợi của bệnh nhân, đồng thời loại bỏ nhiều thủ tục, giấy tờ rườm rà cho bệnh nhân mỗi khi thăm khám.

Quản lý lịch hẹn

Tính năng này cho phép các phòng khám quản lý đồng bộ lịch hẹn khám, lịch tái khám của bệnh nhân từ: ngày khám, giờ khám, bác sĩ chỉ định,… Qua đó, các phòng khám có thể chủ động trong việc sắp xếp lịch khám phù hợp cho từng bệnh nhân, rút ngắn thời gian chờ đợi cho bệnh nhân mỗi khi thăm khám, đồng thời hạn chế tình trạng chen lấn, quá tải tại các phòng khám. Chỉ cần đọc số điện thoại đặt lịch trước đó, hoặc quét mã hồ sơ điều trị, bệnh nhân đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký và nhanh chóng được thực hiện khám bệnh với bác sĩ chỉ định theo đúng lịch hẹn đã được sắp xếp.

Quản lý chăm sóc khách hàng

Phần mềm giúp quản lý lịch hẹn khách hàng dựa trên các đợt điều trị và các lịch hẹn tái khám, nhờ vậy đội ngũ Sales có thể dễ dàng triển khai các hoạt động tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng. Đối với các bệnh nhân cũ, ứng với mỗi hồ sơ của bệnh nhân phần mềm cho phép kết nối trực tiếp với các công cụ Marketing như: SMS, Zalo OA…, giúp đội ngũ bác sĩ có thể dễ dàng hỗ trợ và chăm sóc bệnh nhân sau thăm khám và điều trị, giúp thống kê được tỉ lệ bệnh nhân tái khám theo đúng lịch hẹn. Nhờ đó, các phòng khám có thể nâng cao hiệu quả điều trị, đồng thời giúp bệnh nhân yên tâm tin tưởng theo đuổi liệu trình tại phòng khám.

Quản lý kho dược và vật tư y tế

Phần mềm Clinic Deluxe hỗ trợ các phòng khám quản lý kho chính xác và hiệu quả: quản lý nhập xuất tồn, quản lý điều chuyển nội bộ, quản lý kiểm kê, quản lý vật tư tiêu hao. Đồng thời, với hệ thống cảnh báo kho tự động, phòng khám có thể nắm bắt các loại thuốc cận date để có phương án xử lý, cũng như chủ động trong việc nhập hàng hóa phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh.

Quản lý doanh thu của bác sĩ

Clinic Deluxe hỗ trợ quản lý tính lương, tính hoa hồng cho các bác sĩ, kỹ thuật viên, điều dưỡng theo các ca bệnh thực hiện, hoặc theo các dịch vụ đã chỉ định.

Phần mềm cũng hỗ trợ tính chi phí hoa hồng cho bác sĩ theo các thuốc mà bác sĩ đã kê theo toa.

Quản lý thu chi

Phần mềm Clinic Deluxe giúp quản lý và thống kê minh bạch các khoản thu chi, chi phí, doanh thu theo đầu bệnh, doanh thu theo bác sĩ khám/bác sĩ chỉ định dịch vụ.., Nhờ đó, các phòng khám có thể theo dõi và đưa ra kế hoạch sử dụng dòng tiền thông minh, hạn chế những sai sót và thất thoát trong kiểm kê thu chi.

Quản lý báo cáo

Phần mềm cung cấp đầy đủ các loại báo cáo trực quan về mọi hoạt động tại phòng khám như: báo cáo tổng quan, báo cáo doanh thu, báo cáo số lượng đợt điều trị, báo cáo kho, báo cáo bán hàng,…. Qua đó giúp các nhà quản lý có thể theo dõi báo cáo ở bất kỳ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng đưa ra các quyết định kịp thời chính xác.